Kennisbank · Financieel
Facturen en debiteuren: incasseren zonder uw klantrelatie te verliezen
Een openstaande factuur is pas omzet als het geld binnen is. Een vast proces van factuur tot incasso verkort uw betalingstijd én houdt de klantrelatie intact.
De gemiddelde betalingstermijn in het Nederlandse bedrijfsleven ligt ver boven de dertig dagen. Voor kleine ondernemers is dat een dubbelleven: u betaalt uw eigen facturen wél op tijd, maar wacht op uw geld. Een strak debiteurenproces begint bij de factuur zelf.
Een factuur die snel betaald wordt, voldoet aan een paar eisen: duidelijke omschrijving van de prestatie, correcte btw, een zichtbare vervaldatum en betaalinstructies inclusief betalingskenmerk. Hoe minder vragen de factuur oproept, hoe sneller de betaling.
Het vervolgproces werkt het best met vaste stappen en vaste momenten:
- Dag 0: factuur versturen, direct na levering
- Dag 14 (vervaldatum): controle of betaald is
- Dag 16: vriendelijke betalingsherinnering per e-mail
- Dag 30: telefonische herinnering — persoonlijk, zakelijk, oplossingsgericht
- Dag 45: officiële ingebrekestelling met laatste termijn
- Dag 60+: dossier bespreken — incassopartner, debiteurenverzekering of afboeken
Het telefoonmoment op dag 30 is het belangrijkst: de meeste betalingsachterstanden zijn geen onwil maar een gemiste factuur of een administratieve fout. Vriendelijk bellen lost dat in minuten op. Wordt het structureel, bespreek dan een betalingsregeling of een vooruitbetaling — en laat het niet sluimeren.
Als u structureel met achterbetalers werkt, kan een debiteurenverzekering of factoring de druk wegnemen. Wij rekenen door wat dat u kost en oplevert, want de margeverschillen per sector zijn groot.
Samengevat
Bel op dag 30: de meeste achterstanden zijn gemiste facturen, geen onwil.
Verder lezen
Kasstroom is koning: zo voorkomt u dat u omzet draait zonder geld
De meeste ondernemingen gaan niet failliet omdat ze verlies maken, maar omdat het geld te laat binnenkomt. Met een kasstroomprognose en een paar simpele regels houdt u grip op uw liquiditeiten.
Btw-aangifte zonder stress: de checklist die elke fout voorkomt
De btw-aangifte is de meest gemaakte belastingfout van ondernemend Nederland. Met deze checklist en een goede inrichting van uw administratie bent u elke keer op tijd en correct.