Kennisbank · Financieel
Administratie op orde: de 7 documenten die altijd binnen handbereik moeten zijn
Bij een belastingcontrole, een financieringsaanvraag of een overname geldt hetzelfde: wie zijn papier niet op orde heeft, verliest tijd en vertrouwen. Dit is de minimale set.
De wettelijke bewaarplicht voor administratie is zeven jaar (tien jaar voor vastgoedgerelateerde gegevens). Maar een administratie is meer dan een verplichting: het is het geheugen van uw onderneming en het eerste wat een bank, investeerder of koper wil zien.
Deze zeven documenten moeten altijd actueel en vindbaar zijn:
- De jaarrekeningen van de afgelopen jaren, inclusief deponering bij de KvK
- Alle inkoop- en verkoopfacturen, digitaal bewaard en doorzoekbaar
- Bankafschriften gekoppeld aan uw boekhouding
- De btw-aangiften en loonaangiften per periode
- Arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers (AVG-proof)
- Lopende contracten met klanten, leveranciers en huur
- Eigendomsbewijzen van bedrijfsmiddelen en verzekeringen
Een veelgemaakte fout: de administratie "komt wel" bij de jaarafsluiting. Dan ontdekt u achteraf dat facturen ontbreken, bonnetjes weg zijn en de btw niet klopt. In de praktijk is het omgekeerde veel goedkoper: elke maand even bijwerken. Met een gekoppelde bank en digitale facturenverwerking kost dat nog geen uur per maand.
Wij bieden volledig beheer van uw administratie of helpen u hem zelf op orde te krijgen — inclusief digitalisering via Exact. Het resultaat: elk document binnen één minuut vindbaar, en een jaarafsluiting zonder verrassingen.
Samengevat
Elke maand een uur bijwerken bespaart u weken werk bij de jaarafsluiting — en bij elke controle.
Verder lezen
Btw-aangifte zonder stress: de checklist die elke fout voorkomt
De btw-aangifte is de meest gemaakte belastingfout van ondernemend Nederland. Met deze checklist en een goede inrichting van uw administratie bent u elke keer op tijd en correct.
Kasstroom is koning: zo voorkomt u dat u omzet draait zonder geld
De meeste ondernemingen gaan niet failliet omdat ze verlies maken, maar omdat het geld te laat binnenkomt. Met een kasstroomprognose en een paar simpele regels houdt u grip op uw liquiditeiten.